ICT-kosten voor het MKB: wat is realistisch in 2026?

De meeste IT-leveranciers in Nederland weigeren prijzen op hun website te zetten. "Op aanvraag", "afhankelijk van uw situatie", of een formulier dat je verplicht in te vullen voordat je überhaupt een richtbedrag krijgt. Dat is voor jou als ondernemer onwerkbaar. Je wil weten of een dienst in jouw budget past vóórdat je drie offerterondes ingaat.

Daarom dit artikel: harde cijfers over wat ICT in 2026 realistisch kost voor een MKB-bedrijf met 5 tot 50 medewerkers. Geen reclamepraat, gewoon de bandbreedtes die je in de markt ziet.

Totaalplaatje per medewerker per maand

De vuistregel voor een gezonde, complete IT-omgeving in het MKB:

• Lichte gebruiker (administratie, sales, support): €110 tot €160 per maand all-in
• Standaard kantoormedewerker: €140 tot €200 per maand all-in
• Zware gebruiker (techniek, design, ontwikkeling): €180 tot €280 per maand all-in

All-in betekent: licenties, hardware afgeschreven, beheer, security, backup, helpdesk en strategisch advies. Niet alleen de Microsoft-factuur.

Een bedrijf met 20 medewerkers zit dus realistisch op €2.800 tot €4.000 per maand aan totale IT-uitgaven. Wie er substantieel onder zit, mist meestal iets cruciaals (security, backup, of strategie). Wie er substantieel boven zit, betaalt vaak voor licentielagen die niemand gebruikt.

Opgesplitst per categorie

Microsoft 365 licenties

• Business Basic: €6,70 per gebruiker per maand. Alleen webversies, geen desktop Office. Bruikbaar voor uitvoerend werk, te beperkt voor de meeste kantoormedewerkers.
• Business Standard: €13,70 per gebruiker per maand. Desktop Office, Teams, SharePoint. De standaardkeuze voor 80 procent van de MKB-medewerkers.
• Business Premium: €24,10 per gebruiker per maand. Standard plus Intune (device management), geavanceerde beveiliging, en compliance-tools. Voor bedrijven die security serieus nemen of onder NIS2 vallen, is dit niet optioneel.

Voor een gemengd team van 20 mensen (16 Standard, 4 Premium) zit je op ongeveer €315 per maand puur aan licenties.

Hardware (afgeschreven over 4 jaar)

• Zakelijke laptop business class: €1.200 tot €1.800 eenmalig, dus €25 tot €38 per maand afgeschreven
• Tweede scherm, dock, headset: €350 tot €500 eenmalig, €7 tot €10 per maand
• Smartphone (indien zakelijk): €600 tot €1.000, €13 tot €21 per maand

Tel daarbij op: garantie-uitbreiding, accidental damage cover, en een buffer voor uitval. Reken op €50 tot €70 per medewerker per maand voor hardware totaal.

Beheer en helpdesk

Dit is waar de prijzen het meeste variëren. Drie modellen die je in de markt tegenkomt:

• Strippenkaart (uurtje-factuurtje): €95 tot €135 per uur. Werkt alleen als je weinig issues hebt, want zonder voorinvestering in inrichting krijg je veel meer uren dan je denkt.
• Vast tarief per gebruiker: €45 tot €85 per medewerker per maand voor beheer plus onbeperkte helpdesk. De meest voorspelbare optie.
• Hybride (basisabonnement plus projecten): €25 tot €40 per gebruiker per maand basis, plus projecturen tegen €110 tot €140.

Voor een goed beheerd MKB-bedrijf is €55 per medewerker per maand een realistische middenwaarde.

Security boven op de basis

• Endpoint protection (modern, EDR): €5 tot €12 per device per maand
• Email security en anti-phishing: €3 tot €7 per gebruiker per maand
• Security awareness training: €30 tot €60 per medewerker per jaar
• Backup (Microsoft 365 plus servers): €5 tot €10 per gebruiker per maand
• Periodieke security review: €1.500 tot €4.000 per jaar, afhankelijk van omvang

Voor 20 medewerkers tel je hier ruwweg €450 per maand bij op, plus de jaarlijkse kosten.

Netwerk en wifi

Vaak vergeten in budgetten, maar cruciaal:

• Zakelijke firewall met licenties: €1.500 tot €4.000 aanschaf, €600 tot €1.500 per jaar aan licenties
• Wifi access points: €200 tot €500 per stuk, reken op 1 per 8 medewerkers
• Internetverbinding zakelijk: €60 tot €200 per maand, afhankelijk van bandbreedte en SLA

Strategisch advies en governance

Het stukje dat de meeste leveranciers overslaan, en dat het verschil maakt tussen "ICT draait" en "ICT versnelt het bedrijf":

• Vaste IT-adviseur, 4 tot 8 uur per maand: €600 tot €1.400 per maand
• Roadmap-sessie per kwartaal: €1.500 tot €2.500 per keer
• Begeleiding wet en regelgeving (NIS2, AVG): €3.000 tot €8.000 per jaar, afhankelijk van complexiteit

Waar bedrijven structureel te veel betalen

Drie patronen die we vrijwel altijd zien bij een eerste audit:

1. Te dure licenties voor uitvoerende rollen. Een magazijnmedewerker hoeft geen Business Standard te hebben.
2. Backup die dubbel loopt. Eén partij regelt het via Microsoft, een ander via hun eigen platform. Niemand checkt of er nog steeds wordt teruggezet.
3. Onnodige softwareabonnementen. Per medewerker een tool die door drie mensen daadwerkelijk gebruikt wordt. €30 per maand keer 20 mensen keer 12 maanden is €7.200 per jaar weggegooid.

Een goede eerste check kost je niets behalve een uur kijken in de Microsoft 365 admin, en levert vaak honderden euro's per maand op.

Waar besparen onverstandig is

Drie plekken waar bezuinigen later duur uitpakt:

1. Backup en disaster recovery. Dit voelt als verzekering die je nooit gebruikt, totdat je hem nodig hebt.
2. Security training voor medewerkers. 90 procent van de incidenten begint bij een verkeerde klik. Voor €50 per persoon per jaar voorkom je een gemiddelde schade van €25.000 tot €150.000.
3. Strategisch advies. Zonder iemand die periodiek de lange lijn bewaakt, betaal je drie jaar later voor een complete vervangingsoperatie.

Hoe je een offerte realistisch beoordeelt

Wanneer een offerte binnenkomt, stel deze vragen:

• Is hardware afgeschreven inbegrepen, of komt dat los?
• Is de helpdesk onbeperkt, of wordt er per ticket afgerekend boven X?
• Wat is precies de scope van security (alleen endpoint, of ook email, identity, awareness)?
• Wat doe je bij een incident buiten kantooruren?
• Hoe vaak vindt strategisch overleg plaats, en wat zit daarin?

Een offerte die deze vragen niet expliciet beantwoordt, is geen offerte maar een gok.

Tot slot

De goedkoopste IT-leverancier is bijna nooit de goedkoopste oplossing. De duurste ook niet. Wat telt is of het geheel sluitend is, voorspelbaar is, en past bij de fase waarin je bedrijf zit.

Wil je een second opinion op jouw huidige IT-uitgaven? Een onafhankelijke check van een uur laat in 90 procent van de gevallen direct €200 tot €600 per maand aan optimalisaties zien.