Privacyverklaring - KvA Connect

KvA Connect (onderdeel van KvA Consultancy, hierna: "wij", "ons" of "onze") is een Nederlandse recruitment- en staffingdienstverlener. Wij bemiddelen tussen kandidaten in onze talent pool en opdrachtgevers die op zoek zijn naar passend personeel of zzp'ers. Privacy, transparantie en zorgvuldige omgang met persoonsgegevens vormen het fundament van onze dienstverlening.

Deze privacyverklaring beschrijft welke gegevens wij verwerken wanneer je je inschrijft voor onze talent pool, waarom dit noodzakelijk is, hoe lang wij jouw gegevens bewaren, en welke rechten je hebt op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR).

Een kernprincipe van KvA Connect is dat jouw gegevens nooit langer worden bewaard dan jij zelf wenst. Wij vragen je jaarlijks expliciet om verlenging van je inschrijving. Verleng je niet, dan worden je gegevens binnen 30 dagen na het verstrijken van de termijn automatisch en definitief verwijderd.

De verwerkingsverantwoordelijke is:

KvA Consultancy (handelend onder de naam "KvA Connect") [Bezoekadres] [Postcode en plaats] Nederland

E-mail: [info@kvaconsultancy.com] Privacy: [privacy@kvaconsultancy.com] KvK-nummer: [KvK-nummer KvA Consultancy]

KvA Connect heeft op dit moment geen Functionaris Gegevensbescherming (FG/DPO) aangesteld, aangezien de kernactiviteit niet bestaat uit het op grote schaal verwerken van bijzondere categorieën persoonsgegevens of het stelselmatig en grootschalig monitoren van betrokkenen. Wij houden de noodzaak tot het aanstellen van een FG doorlopend in de gaten naarmate de dienst groeit.

Om volledig transparant te zijn over onze werkwijze, beschrijven wij hieronder wat wij wel en niet doen met jouw gegevens:

• Jouw gegevens worden opgeslagen in onze beveiligde talent pool op Europese servers en zijn uitsluitend toegankelijk voor geautoriseerde medewerkers van KvA Connect.
• Wij delen je volledige profiel niet automatisch met opdrachtgevers. Bij een mogelijke match wordt eerst een geanonimiseerd profiel gedeeld; pas na jouw expliciete toestemming wordt jouw volledige CV gedeeld met een specifieke opdrachtgever (zie hoofdstuk 6).
• Wij verkopen of verhandelen geen persoonsgegevens.
• Wij gebruiken jouw gegevens niet voor het trainen van AI-modellen of geautomatiseerde besluitvorming.
• Wij profileren je niet op basis van bijzondere persoonsgegevens (gezondheid, geloof, politieke voorkeur, etniciteit, etc.).
• Wij vragen je jaarlijks expliciet om verlenging van je inschrijving. Bij niet-verlenging worden je gegevens binnen 30 dagen automatisch verwijderd.
• Je hebt te allen tijde het recht om je gegevens op te vragen, te corrigeren of te laten verwijderen.
• Wat je verwijdert of laat verwijderen, is definitief verwijderd.

Bij inschrijving in onze talent pool verwerken wij de volgende gegevens die je zelf aan ons verstrekt:

4.1 Identificatie- en contactgegevens

• Voor- en achternaam
• E-mailadres
• Telefoonnummer
• Woonplaats / locatievoorkeur

4.2 Profielgegevens

• Curriculum Vitae (CV)
• LinkedIn-profiel / URL
• Werkervaring (functies, werkgevers, perioden)
• Opleidingsniveau en opleidingen
• Vaardigheden en certificeringen
• Talenkennis
• Foto (optioneel, alleen indien je deze zelf aanlevert)

4.3 Beschikbaarheids- en voorkeursgegevens

• Beschikbaarheid (uren per week, startdatum)
• Gewenste functie(s) en sector(en)
• Salarisindicatie of uurtariefindicatie
• Voorkeur voor type dienstverband (vast, tijdelijk, zzp, etc.)

4.4 Communicatiegegevens

Wij bewaren onze communicatie met jou (e-mails, notities van gesprekken, voortgang van bemiddelingstrajecten) zodat wij je optimaal kunnen begeleiden en transparant kunnen handelen.

4.5 Technische verbindingsgegevens

Bij gebruik van onze website worden automatisch beperkte technische gegevens verwerkt die inherent zijn aan internetverkeer, zoals IP-adres, browsertype, besturingssysteem en datum/tijdstip van toegang. Deze worden uitsluitend gebruikt voor het functioneren en de beveiliging van de website.

De gegevensverwerking is gebaseerd op de volgende rechtsgronden:

• Toestemming (art. 6 lid 1 sub a AVG): voor opname van je gegevens in onze talent pool en voor het delen van je volledige CV met opdrachtgevers per concrete match. Je kunt deze toestemming op elk moment intrekken.
• Uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG): indien wij je actief bemiddelen of een dienstverlenings-/arbeidsovereenkomst tot stand brengen tussen jou en een opdrachtgever.
• Gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG): voor beveiliging van onze systemen en het beheren van de talent pool.
• Wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 sub c AVG): voor fiscale en boekhoudkundige verplichtingen.

KvA Connect hanteert een tweetraps-toestemmingsmodel:

6.1 Geanonimiseerd profiel bij inschrijving

Bij inschrijving geef je toestemming om een geanonimiseerd profiel van je kwalificaties (werkervaring, opleidingsniveau, sector en regio op hoofdlijnen) te delen met potentiële opdrachtgevers. In dit geanonimiseerde profiel zijn je naam, contactgegevens, exacte werkgevers en andere direct identificerende informatie niet opgenomen.

6.2 Expliciete toestemming per match

Indien een opdrachtgever interesse heeft in je geanonimiseerde profiel, nemen wij contact met je op. Wij delen je volledige CV en contactgegevens uitsluitend na jouw expliciete toestemming voor die specifieke match. Je hebt te allen tijde het recht om een match te weigeren zonder opgaaf van reden.

6.3 Verwerkersovereenkomsten

Wanneer een opdrachtgever je gegevens ontvangt, wordt deze opdrachtgever zelf verwerkingsverantwoordelijke voor de verdere verwerking. Wij informeren opdrachtgevers actief over hun verplichtingen onder de AVG.

Dit is een kernprincipe van KvA Connect. Wij willen geen gegevens bewaren van personen die geen actieve interesse meer hebben in onze dienstverlening.

• 12 maanden na je inschrijving (of na je laatste verlenging) sturen wij je een e-mail met een verlengingsverzoek.
• In deze e-mail vind je een unieke verlengingslink. Door op deze link te klikken (of het verlengingsformulier op onze website in te vullen) bevestig je dat wij je gegevens nog een jaar mogen blijven gebruiken voor bemiddeling.
• Indien je niet binnen 30 dagen na onze verlengingsmail verlengt, worden je gegevens automatisch en definitief uit onze talent pool verwijderd.
• Wij sturen één herinneringsmail vóór definitieve verwijdering.
• Je kunt op elk moment vóór de jaarlijkse verlengingsmail je inschrijving beëindigen door een verzoek te sturen aan ons privacyadres.

KvA Connect maakt gebruik van een beperkt aantal Europese subverwerkers voor het technisch laten werken van de dienst:

• Hostingprovider: voor het hosten van onze website en talent pool-database. Verwerking vindt plaats binnen de EU.
• E-mailprovider: voor het versturen van bemiddelings- en verlengingsmails.
• Boekhoudsoftware: uitsluitend voor facturatie aan opdrachtgevers.

Een actueel overzicht van subverwerkers is op verzoek verkrijgbaar via [privacy@kvaconsultancy.com]. Met alle subverwerkers zijn verwerkersovereenkomsten gesloten conform artikel 28 AVG.

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Wij geven geen gegevens door aan partijen buiten de EER. Mocht doorgifte in uitzonderlijke omstandigheden onvermijdelijk zijn, dan passen wij de waarborgen toe die hoofdstuk V van de AVG vereist, waaronder standaard contractbepalingen (SCC's), en informeren wij je vooraf.

Onze website maakt uitsluitend gebruik van functionele cookies die strikt noodzakelijk zijn voor het laten werken van de website. Voor eventuele niet-essentiële cookies wordt vooraf je toestemming gevraagd via een cookiebanner.

• Talent pool-gegevens: maximaal 12 maanden vanaf inschrijving of laatste verlenging. Bij niet-verlenging volgt automatische verwijdering binnen 30 dagen.
• Bemiddelingsdossiers (actief): gedurende het lopende bemiddelingstraject en tot maximaal 12 maanden na afronding.
• Communicatie (e-mails, gespreksverslagen): tot maximaal 24 maanden na laatste contact.
• Facturatiegegevens: 7 jaar conform de wettelijke fiscale bewaarplicht.
• Technische logbestanden: maximaal 6 maanden.

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen. Deze omvatten onder meer encryptie van data in transit en at rest, toegangscontroles op basis van rolverdeling, gescheiden omgevingen voor productie en test, beveiligde ontwikkelpraktijken, logging en monitoring van toegang, en regelmatige beveiligingstests.

• Wij melden datalekken die een risico inhouden voor betrokkenen binnen 72 uur aan de Autoriteit Persoonsgegevens, conform artikel 33 AVG.
• Indien een datalek waarschijnlijk een hoog risico inhoudt voor je rechten en vrijheden, informeren wij je zonder onredelijke vertraging.
• Wij treffen onmiddellijk maatregelen om de gevolgen te beperken en herhaling te voorkomen.
• Wij documenteren elk beveiligingsincident.

Op grond van de AVG heb je de volgende rechten:

• Inzage (art. 15 AVG): je kunt opvragen welke gegevens wij van je verwerken.
• Rectificatie (art. 16 AVG): je kunt onjuiste gegevens laten corrigeren.
• Gegevenswissing (art. 17 AVG): je kunt verzoeken om verwijdering.
• Beperking (art. 18 AVG): je kunt verzoeken om beperking van de verwerking.
• Dataportabiliteit (art. 20 AVG): je kunt je gegevens ontvangen in PDF/JSON.
• Bezwaar (art. 21 AVG): je kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang.
• Intrekking toestemming (art. 7 lid 3 AVG): eerder gegeven toestemming kun je op elk moment intrekken.

Je kunt je rechten uitoefenen via [privacy@kvaconsultancy.com]. Wij reageren binnen één maand na ontvangst.

Er vindt geen geautomatiseerde besluitvorming plaats in de zin van artikel 22 AVG. Alle bemiddelings- en matchingsbeslissingen worden door een mens genomen.

Onze talent pool is bedoeld voor personen van 16 jaar en ouder. KvA Connect behoudt zich het recht voor om profielen te verwijderen waarvan blijkt dat zij toebehoren aan minderjarigen zonder geldige toestemming.

Naast inschrijvingen voor de talent pool ontvangen wij sollicitaties op concrete vacatures en freelance-opdrachten die wij namens opdrachtgevers begeleiden. Voor deze sollicitaties gelden dezelfde uitgangspunten als beschreven in deze verklaring (minimale gegevensverzameling, geen verkoop, geen AI-training, geen automatische besluitvorming).

17.1 Welke gegevens

• Naam, e-mailadres, telefoonnummer
• CV en motivatie
• LinkedIn-profiel (optioneel) en huidige functie (optioneel)
• Voor freelance: portfolio, beschikbaarheid en gewenst tarief

17.2 Doel en delen

Wij gebruiken deze gegevens uitsluitend om je sollicitatie te beoordelen en, bij een match, jouw profiel te delen met de betreffende opdrachtgever. Delen gebeurt alleen na jouw expliciete toestemming via het sollicitatieformulier.

17.3 Bewaartermijn

Sollicitatiegegevens bewaren we maximaal 12 maanden na ontvangst, tenzij je expliciet vraagt om langere bewaring (bijvoorbeeld voor toekomstige opdrachten of opname in de talent pool). Bij geen reactie binnen 12 maanden worden je gegevens automatisch verwijderd.

17.4 Rechten en contact

Voor inzage, correctie of verwijdering van sollicitatiegegevens mail je naar [privacy@kvaconsultancy.com]. We reageren binnen 30 dagen.

Wij verwerken in beginsel uitsluitend persoonsgegevens die rechtstreeks van jou zijn verkregen. In voorkomende gevallen kunnen wij je gegevens ontvangen via een partnerorganisatie, mits je daarvoor zelf toestemming hebt gegeven.

Heb je een klacht? Neem dan eerst contact met ons op via [privacy@kvaconsultancy.com]. Wij streven ernaar binnen 30 dagen inhoudelijk te behandelen.

Je hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens: Postbus 93374, 2509 AJ Den Haag www.autoriteitpersoonsgegevens.nl

Wij kunnen deze privacyverklaring wijzigen. De meest recente versie is altijd beschikbaar op deze pagina. Bij ingrijpende wijzigingen informeren wij je minimaal 30 dagen van tevoren via e-mail.

KvA Consultancy / KvA Connect E-mail: [info@kvaconsultancy.com] Privacy: [privacy@kvaconsultancy.com] Website: https://kvaconsultancy.nl

Wijzigingshistorie: 9 juni 2026 | Versie 1.0 | Eerste versie